Die korrekte Berechnung der Quellensteuern ist nicht zu unterschätzen, da es nicht immer «automatisch» funktioniert, denn die Einstellungen und hinterlegten Daten im Lohnprogramm müssen korrekt erfasst sein. Dies setzt wiederum voraus, dass der Sachverhalt klar ist. Um einen klaren Sachverhalt zu erhalten, sind Informationen notwendig.
Die Praxis zeigt, dass es bei vielen Unternehmen noch nicht durchgedrungen ist, dass sie über mehr Informationen verfügen müssen als sie erwarten. Die Empfehlung lautet zudem, dass konkrete Regelungen mit den Mitarbeitenden getroffen werden, sei es im Bereich der detaillierten Erfassung der physischen Tätigkeit resp. in einer Weisung oder einem Reglement.
An einem Beispiel Telearbeit einer Grenzgängerin aus Frankreich wird dies näher illustriert.
Sachverhalt:
Eine Mitarbeiterin, Buchhalterin, wohnt in Frankreich und arbeitet im Kanton Basel-Stadt bei einem privaten Unternehmen, Pensum 100%. Sie darf 2 Tage pro Woche von zu Hause arbeiten. Den Rest verbringt sie am Sitz der Gesellschaft und bringt eine Wohnsitzbescheinigung bei, welche den Grenzgängerstatus grundsätzlich bestätigt.
Nur durch Zufall erfährt die Personalabteilung, dass sie einen Teil dieser Homeoffice-Tage im Schwarzwald (D) verbringt, wo sie eine Ferienwohnung besitzt (jeden Monat jeweils 2 Tage).
Wie muss diese Mitarbeiterin in der Lohnbuchhaltung behandelt werden?
Antwort:
Sie darf nicht als echte Grenzgängerin Frankreich abgerechnet werden.
Begründung:
Die Verständigungsvereinbarung vom 22. Dezember 2022 zwischen der Schweiz und Frankreich zur Telearbeit klärt den Begriff des Grenzgängers im Verhältnis zum Homeoffice/Telearbeit.
Dieses Homeoffice muss grundsätzlich im Ansässigkeitsstaat erfolgen, in diesem Fall also in Frankreich.
In diesem Begriff sind zudem maximal 10 Tage «missions temporaires» im Ansässigkeitsstaat oder in einem Drittstaat kumulativ im Jahr inbegriffen. Damit sind Geschäfts – bzw. Dienstreisen gemeint. Sollte die Grenzgängerin in ihrer Ferienwohnung in Deutschland arbeiten, handelt es sich weder um Homeoffice im Ansässigkeitsstaat noch um eine Dienstreise in einem Drittstaat.
Daher kann diese Person nicht weiter als Grenzgängerin im Sinn des Abkommens 1983 gelten, auch dann nicht, wenn sie weniger als 10 Tage pro Jahr in ihrer Ferienwohnung arbeitet. Sie fällt folglich aus der Grenzgängerregelung und unter die Bestimmungen des DBA.
Somit muss die Unternehmung trotz Wohnsitzbescheinigung volle Quellensteuern abrechnen und die Arbeitstage im Ausland korrekt ausscheiden.
Zudem besteht das Risiko, dass die Unternehmung gebüsst wird, wenn sie in Frankreich keinen Steuervertreter ernennt und auf den Homeofficetagen in Frankreich Quellensteuern für Frankreich abrechnet. Aus Sicht Schweiz bedarf dies einer Bewilligung, weil die Handlung für einen fremden Staat nicht zugelassen ist (Strafgesetzbuch).
Nebst der Frage der korrekten Berechnung der Quellensteuern aus Sicht Schweiz sind weitere Rechtsthemen zu berücksichtigen.
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