Es gibt verschiedenste Kriterien, welche für die korrekte Erstellung des Lohnausweises generell berücksichtigt werden sollten. Ein Lohnausweis auf Knopfdruck ohne vorhergehende Kontrollen und notwendigen Ergänzungen ist aus Erfahrung nicht immer korrekt.
Darstellung der Ersatzleistungen auf dem Lohnausweis:
Fragen Sie sich auch, ob bei Lohnfortzahlung durch den Arbeitgebenden bei verschiedensten Abwesenheiten die Taggelder/Ersatzleistungen auf dem Lohnausweis aufgeführt werden müssen?
Die Fragen und Antworten zum Lohnausweis Ziffer 1 Frage 6 sind klar:
Wie sind Erwerbsersatzleistungen wie Kurzarbeitsentschädigungen, Kranken- oder Unfalltaggelder, Erwerbsersatz bei Mutterschaft und dergleichen im Lohnausweis zu bescheinigen?
Erwerbsersatzleistungen sind grundsätzlich in Ziffer 7 des Lohnausweises auszuweisen. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den vollen Lohnbetrag überweist und die Differenz zwischen ausbezahltem Lohn und Erwerbsersatzleistung trägt.
Ist eine Deklaration in Ziffer 7 nicht möglich (bspw., weil aufgrund der Lohnsoftware eine Zuordnung nicht möglich ist), kann auf die Deklaration in Ziffer 7 verzichtet und die Erwerbsersatzleistung zusammen mit dem übrigen Lohn in Ziffer 1 deklariert werden. Wird die Erwerbsersatzleistung in Ziffer 1 deklariert, ist in Ziffer 15 auf die Art und Dauer der Erwerbsersatzleistung hinzuweisen.
Kontrollieren Sie also vor Erstellung der Lohnausweise welche Variante möglich ist und stellen Sie sicher, dass es nicht eine doppelte Deklaration gibt und dadurch der Lohn zu hoch deklariert wird.
Es gibt in den Softwareprogrammen verschiedene Ansätze wie die Erwerbsersatzleistungen verarbeitet werden. Weil die Ersatzleistungen aufgrund der Beeinflussung der Sozialversicherungsbasen in der Lohnabrechnung verarbeitet werden, ist die Information der Ersatzleistung vorhanden. In diesen Fällen sollte es möglich sein, diese Information korrekt in Ziffer 7 aufzuführen. Eine Verarbeitung in Ziffer 15 wird in vielen Fällen zu einer manuellen Eingabe der Bemerkung führen.
Zudem ist zu berücksichtigen, dass für Pauschalspesenempfänger (z.B. Repräsentationspauschale, Aussendienstpauschale etc.) längere Abwesenheiten zu einer Kürzung dieser Pauschalen führen. Ansonsten müssen diese pflichtig ((quellen)steuer- und sozialversicherungs-pflichtig) gesetzt werden. Die Formulierung im Musterspesenreglement lautet wie folgt:
Monats- und/oder Jahrespauschalen werden bei ununterbrochenen Abwesenheiten von mehr als vier Wochen (z. B. Mutter-/Vaterschaftsurlaub, Militärdienst, Krankheit/Unfall, Freistellung; jedoch exkl. Ferienansprüche) für die darüber hinaus gehende Zeit entsprechend gekürzt.
Darstellung der Homeoffice-Spesen auf dem Lohnausweis:
Zudem ist zu beachten, dass die Homeoffice-Spesen für die Lohnausweise 2022 in der Wegleitung neu geregelt wurden. Die Homeoffice-Spesen gehören nicht zu den «normalen» Spesen und müssen immer auf dem Lohnausweis ausgewiesen werden:
Ziffer 13.1.2 für übrige effektive Spesen – siehe RZ 57
Ziffer 13.2.3 für übrige Pauschalspesen – siehe RZ 60
Die Pauschale für Homeoffice muss zudem vorab in einem Spesenreglement genehmigt worden sein, damit diese steuerfrei ausbezahlt werden kann. Diese werden in Kombination mit Repräsentationsspesenpauschalen nicht kumuliert.
Auszug aus dem Musterspesenreglement der SSK:
5.4. Private Infrastruktur / Homeoffice
Mitarbeitenden, welche ihre private Infrastruktur – wie insbesondere Notebook, PC, Tablet, Mobiltelefon, Internetanschluss, Software, Büromaterial etc. – auch geschäftlich verwenden müssen, kann eine monatliche Pauschalentschädigung von CHF 50 ausbezahlt werden. Mit dieser Entschädigung sind sämtliche Kosten für die geschäftliche Verwendung privater Infrastruktur abgegolten.
Der ausbezahlte Pauschalbetrag wird im Lohnausweis unter Ziffer 13.2.3 mit dem Vermerk ”private Infrastruktur” ausgewiesen. Die genehmigten Pauschalspesen unterliegen nicht einer allfälligen Quellensteuer.
Empfänger von pauschalen Repräsentationsspesen erhalten keine separate Entschädigung für die geschäftliche Verwendung privater Infrastruktur. Diese Kosten sind mit den pauschalen Repräsentationsspesen abgegolten.
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