Normalerweise schreibe ich nicht über Gesetzes-Vernehmlassungen. Im vorliegenden Fall ist es jedoch ein Puzzleteil, welches dem gesamten Handlungsbedarf zugeschrieben werden muss. Die Vernehmlassung betrifft das Bundesgesetz über den internationalen automatischen Informationsaustausch betreffend Lohndaten (AIALG), welche bis zum 27. September 2024 erfolgt und ab 1.1.2026 in Kraft treten soll. https://www.fedlex.admin.ch/filestore/fedlex.data.admin.ch/eli/dl/proj/2024/22/cons_1/doc_1/de/pdf-a/fedlex-data-admin-ch-eli-dl-proj-2024-22-cons_1-doc_1-de-pdf-a.pdf
Der Gesetzesvorschlag enthält sowohl Bestimmungen für die Behörden als auch für die Arbeitgebenden.
In verschiedenen Blogs habe ich über die Jahresmeldungen berichtet, welche die Unternehmen den zuständigen Steuerbehörden zustellen müssen.
- Arbeitgebende in den Kantonen Graubünden, Tessin und Wallis müssen das erste Mal Anfang 2025 für das Kalenderjahr 2024 für alle Mitarbeitenden mit Wohnsitz in Italien übermitteln, welche nicht den Status eines alten echten Grenzgängers haben.
- Arbeitgebende in allen Kantonen der Schweiz müssen erstmals Anfang 2026 für das Kalenderjahr 2025 für sämtliche Mitarbeitenden mit Wohnsitz in Frankreich Informationen an die zuständigen Steuerbehörden melden (Ausnahmen im öffentlich-rechtlichen Bereich).
Die Kantone können festlegen in welcher Form und innerhalb welcher Frist die Informationen an sie übermittelt werden müssen.
Das AIALG gibt vor, dass die Unternehmen die Unterlagen im Zusammenhang mit der Meldung zehn Jahre lang aufbewahren müssen. Diese Informationen muss der Arbeitgebende für eventuelle Rückfragen der Steuerbehörden zur Verfügung haben. Dies entspricht der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher gem. Art. 958f des OR.
Zusätzlich ist eine Informationspflicht der Arbeitgebenden an die Mitarbeitenden festgehalten (siehe nachfolgend).
Art. 9 Informationspflicht gegenüber den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern
Die Arbeitgeber müssen die betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu Beginn des Arbeitsverhältnisses oder spätestens am 28. Februar des Jahres, in dem erstmals sie betreffende Informationen an einen Partnerstaat übermittelt werden, informieren über:
a. den anwendbaren Vertrag und dessen Inhalt, insbesondere die aufgrund dieses Vertrags auszutauschenden Informationen;
b. den Partnerstaat, an den die Informationen übermittelt werden;
c. die gestützt auf den anwendbaren Vertrag zulässige Verwendung der Informationen;
d. die Rechte der betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gemäss dem Datenschutzgesetz vom 25. September 2020 (DSG) und diesem Gesetz.
Wie kann dies eine Unternehmung konkret umsetzen? Am besten wird die Informationspflicht im Personalreglement festgehalten, welches Bestandteil des Arbeitsvertrags bildet. Es könnte ein Abschnitt Informationsaustausch mit Italien und mit Frankreich eingefügt werden.
Im Zusammenhang mit dem gesetzlich vorgeschriebenen Informationsaustausch mit Italien gemäss Abkommen vom 23. Dezember 2020 (Grenzgängerabkommen) werden jährlich folgende Informationen an die kantonalen Steuerbehörden übermittelt:
a) Namen, Vornamen, Geburtsdatum und Wohnadresse der Grenzgängerin oder des Grenzgängers;
b) bei in der Schweiz ansässigen Grenzgängerinnen und Grenzgängern den Heimatort; bei in Italien ansässigen Grenzgängerinnen und Grenzgängern den Geburtsort;
c) die der Grenzgängerin oder dem Grenzgänger vom Ansässigkeitsstaat zugewiesene Steuernummer;
d) den Bruttobetrag der von der Grenzgängerin oder dem Grenzgänger bezogenen Gehälter, Löhne und ähnlichen Vergütungen;
e) den Betrag der von der Grenzgängerin oder dem Grenzgänger gezahlten obligatorischen Sozialabgaben;
f) den Gesamtbetrag der auf den Gehältern, Löhnen und ähnlichen Vergütungen der Grenzgängerin oder des Grenzgängers erhobenen Quellensteuer;
g) Namen, Adresse und Steuernummer des Arbeitgebers.
Von dieser Meldung ausgenommen sind die Daten der echten alten Grenzgänger.
Im Zusammenhang mit dem gesetzlich vorgeschriebenen Informationsaustausch mit Frankreich gemäss Zusatzabkommen vom 27. Juni 2023 (Zusatzabkommen über die Telearbeit) werden jährlich folgende Informationen an die kantonalen Steuerbehörden übermittelt:
a) Name(n) und Vorname(n) der Person, Geburtsdatum, Postleitzahl des Wohnortes und, sofern verfügbar, weitere Angaben, welche die Identifikation der Person erleichtern (Adresse, Geburtsort, Zivilstand, Steuernummer);
b) Kalenderjahr, in dem das Einkommen erzielt wurde;
c) Anzahl Telearbeitstage oder Telearbeitsquote in Prozent;
d) Gesamtbetrag der ausbezahlten Bruttovergütungen.
Zudem haben Mitarbeitende mit Wohnsitz Frankreich die Möglichkeit, bei unterjährigem Austritt gem. Art. 127 Abs. 3 DBG eine detaillierte Bescheinigung mit den relevanten Angaben über die unselbstständige Erwerbstätigkeit zu verlangen.
Die Mitarbeitenden müssen zudem bei der Beschaffung der notwendigen Daten aktiv mitwirken, damit der Arbeitgebende seine Pflichten gegenüber den Steuerbehörden wahrnehmen kann. (evtl. Verweis auf eine Weisung in welcher erläutert wird, welche Informationen vom Arbeitnehmenden an den Arbeitgebenden z.B. monatlich erfasst werden müssen.)
Für die Erhebung der Daten für Frankreich müssen wie im Blog https://www.zulaufgmbh.ch/reporting-fuer-alle-unternehmen-in-der-schweiz-fuer-mitarbeitende-mit-wohnsitz-frankreich-bereiten-sie-sich-fruehzeitig-vor/ beschrieben, verschiedene detaillierte Informationen vorliegen, welche den Arbeitgebenden befähigen, seiner Meldepflicht nachzukommen).
Zudem wäre zu empfehlen, die betroffenen Mitarbeitenden im Vorfeld der ersten Übermittlung an die Steuerbehörden nochmals proaktiv zu informieren.
Die Unternehmen sollten sich generell überlegen, wo sie konkret die zu übermittelnden Daten resp. übermittelten Daten halten, um den Pflichten gemäss Datenschutzgesetz nachkommen zu können.
- Geltendmachung des Auskunftsrechts nach Art. 25 DSG.
Der Arbeitgeber oder die ESTV muss den betroffenen Arbeitnehmenden innerhalb von 30 Tagen alle über sie vorhandenen zu bearbeitenden Daten als solche, den Bearbeitungszweck, die Aufbewahrungsdauer der Daten, die verfügbaren Angaben über die Herkunft der Daten sowie die Empfängerinnen und Empfänger der Daten bekanntgeben. Es ist zudem ein Auskunftsrecht bei den kantonalen Behörden gem. kantonaler Regelung vorgesehen. - Geltendmachung der Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 32 Abs. 1 DSG
Es sind folgende Strafen vorgesehen, wenn der Arbeitgebende die notwendigen Informationen trotz Mahnung vorsätzlich oder fahrlässig nicht an die zuständigen Steuerbehörden übermittelt.
Die Busse beträgt bis zu 1’000 Franken, in schweren Fällen oder bei Rückfall bis zu 10’000 Franken.
Die folgenden Prozessschritte müssen berücksichtigt werden:
- Der Arbeitgebende sollte seine Mitarbeitenden anweisen, notwendige Daten regelmässig zu erfassen und dem Arbeitgebenden in einer definierten Form zur Verfügung zu stellen.
- Der Arbeitgebende plausibilisiert die Angaben seiner Mitarbeitenden regelmässig.
- Der Arbeitgebende fasst die (monatlichen) Detaildaten für die jährliche Übermittlung an die Steuerbehörden oder die Bescheinigung bei unterjährigem Austritt zusammen.
- Der Arbeitgebende übermittelt die geforderten Daten für die gemäss Gesetz vorgegebenen Mitarbeitenden an den zuständigen Kanton (gemäss vorgegebener Form des Kantons)
- Der Arbeitgebende informiert die betroffenen Mitarbeitenden, welche Daten konkret an die Steuerbehörden übermittelt werden / wurden.
- Der Arbeitgebende archiviert diese Daten für mögliche Auskünfte an die Steuerbehörden.
- Der Arbeitgebende organisiert sich, um die Vorgaben gemäss DSG einhalten zu können.
Gemäss verschiedenen Feedbacks muss davon ausgegangen werden, dass noch nicht alle Unternehmen umfassende Vorkehrungen für die korrekte Datenerhebung getroffen haben. Insbesondere im Zusammenhang mit Frankreich ist eine Datenübermittlung vorgesehen, selbst wenn keine Telearbeit gewährt wurde. Dabei sind in Frankreich und Drittstaaten Reisetage mit einzubeziehen. Dann ist die Telearbeitsquote nicht immer Null Prozent.
Das nächste Seminar mit Bezug Frankreich findet am 2.7.2024 statt
und das nächste Seminar mit Bezug Italien ist am 10.9.2024 vorgesehen
