Anzuwendende Formulare im Bereich der Steuern im Zusammenhang mit Mitarbeitenden eines Unternehmens in der Schweiz mit Wohnsitz Deutschland

  • international, Quellensteuern, Steuern

Ich darf viele Kunden im Zusammenhang mit internationalen Fragestellungen betreuen. Für diese Situationen ist seit dem 1. Januar 2026 das Änderungsprotokoll zum DBA CH-D in Kraft, das unter https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1972/3075_3128_2910/de#lvl_u38 abgerufen werden kann. Neben Präzisierungen zu verschiedenen Begriffen im Bereich steuerrechtlicher Grenzgänger und internationaler Wochenaufenthalter wurde die Bescheinigungspflicht bei Austritt für echte Grenzgänger eingeführt.

Steuerrechtlich echte Grenzgänger

  • Bei Eintritt und jährlich wiederkehrend muss eine Ansässigkeitsbescheinigung (GRE-1 / GRE-2 ) vorgelegt werden. Die entsprechenden Formulare sind für privatrechtliche Unternehmen unter https://www.estv.admin.ch/dam/de/sd-web/Sb9Ofgpkg3np/int-laender-de-dba-gre-1-abc-de.pdf und für im Schweizer öffentlichen Dienst beschäftigte Grenzgänger das GRE-4 unter https://www.estv.admin.ch/dam/de/sd-web/jFb63pFlHP1T/int-laender-de-dba-gre-4-abc-de.pdf zu finden. Wenn die anderen Voraussetzungen erfüllt sind (in der Regel tägliche Rückkehr, beruflich bedingte Nichtrückkehrtage liegen unter der Schwelle – bei einem Pensum von 100% für das ganze Jahr sind es in der Regel 60 Tage), müssen je nach Kanton Quellensteuern mit einem Satz von bis zu 4.5% oder fix 4.5% abgerechnet werden
    (Zustellung an das zuständige Quellensteueramt und Aufbewahrungspflicht des Formulars beim Arbeitgeber für mindestens zehn Jahre).

 

 

  • Tritt dieser Mitarbeitende unterjährig aus oder gibt es weitere Arbeitgebende in der Schweiz und hat es für diesen Zeitraum beruflich bedingte Nichtrückkehrtage, muss die Unternehmung dem zuständigen Quellensteueramt einen Anhang zum GRE-3 https://www.estv.admin.ch/dam/de/sd-web/zmLKm7s5cOSe/int-laender-de-dba-gre-3-anlage-de.pdf zustellen.
    Gemäss Informationen verschiedene kantonaler Quellensteuerämter wurden seit der Einführung der Bestimmungen am  1.Januar 2026 praktisch keine solchen Aufstellungen durch die Arbeitgeber erstellt und zugesandt.
    Zu beachten ist jedoch, dass die Steuerbehörden nachträglich eine solche Aufstellung verlangen können, um die beruflich bedingten Nichtrückkehrtage für das gesamte Kalenderjahr beurteilen zu können.
    Das Risiko liegt in möglicherweise zu niedrig erhobenen Quellensteuern, wenn der Sachverhalt vom Arbeitgeber nicht erkannt wurde. Dieses Risiko ist in Kantonen höher, die die Quellensteuerdifferenz dem Arbeitgeber belasten, als in Kantonen, bei welchen die Nachbelastung direkt mit dem Steuerpflichtigen erfolgt.

 

 

  • Werden bei einem ganzjährigen Arbeitsverhältnis die beruflich bedingten Nichtrückkehrtage überschritten, muss das gesamte Formular GRE-3 inklusive. Anhang bis zum 31.3. des Folgejahres bei den Behörden eingereicht werden.

 

  • Je nach Kanton wird die Differenz der zu wenig abgezogenen Quellensteuern entweder dem Arbeitgeber in Rechnung gestellt oder die Quellensteuerbehörden fordern die zu wenig erhobenen Quellensteuern direkt beim Arbeitnehmenden ein.

 

Steuerrechtlich unechte Grenzgänger und internationale Wochenaufenthalter

Wenn die Distanz zwischen Wohn- und Arbeitsort eine tägliche Rückkehr unzumutbar macht oder kein GRE-1/GRE-2 bzw. GRE-4 beigebracht wird, muss der volle Quellensteuerabzug berücksichtigt werden (Tarifcode A, B, C oder H).

Handelt es sich nicht um einen leitenden Angestellten (Definition eines leitenden Angestellten gemäss DBA siehe: https://www.zulaufgmbh.ch/neuigkeiten-mfa-sozialversicherungen-und-telearbeit-verstaendigungsvereinbarung-dba-ch-d-ueber-leitende-angestellte/), so gehören sämtliche im Ausland gearbeiteten Arbeitstage inklusive Homeoffice nicht der Schweiz.

In diesem Zusammenhang sollte die Führung eines Kalenders mit allen Details darüber, an welchem Tag in welchem Land gearbeitet wurde, den Mitarbeitenden instruiert werden. Grundsätzlich kann dafür der Anhang zum GRE-3 verwendet werden, es ist aber nicht zwingend notwendig. Je nach zuständigem Steueramt in Deutschland kann dies nämlich zu Verwirrungen führen.

Je nach Kanton werden unterschiedliche Aufstellungen verwendet bzw. toleriert. Dieser Kalender muss vom Arbeitgeber und dem Arbeitnehmenden unterschrieben werden. Ein Muster, das in der ganzen Schweiz für diesen Zweck verwendet werden könnte, wurde bisher von der SSK und der ESTV nicht erstellt.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie ausländische Arbeitstage aus Schweizer Sicht für die Quellensteuer behandelt werden.

  • Der Arbeitgeber nimmt die Ausscheidung laufend in der Payroll vor. Dies ist zwar komplex, wäre aus arbeitsrechtlichen Überlegungen jedoch das korrekte Vorgehen.
  • Der Arbeitnehmende beantragt bis zum 31.03. des Folgejahres beim zuständigen Quellensteueramt eine Neuberechnung der Quellensteuern
  • Der Arbeitnehmende kann die Quasiansässigkeit (mindestens 90% des weltweiten Einkommens werden in der Schweiz verdient) nachweisen und eine nachträgliche ordentliche Veranlagung beantragen. Bei regelmässigen ausländischen Arbeitstagen dürfte diese Variante jedoch wegfallen.

 

Der Lohnausweis ist das offizielle Dokument zur Bescheinigung der vom Arbeitgeber berücksichtigten Quellensteuern (Ziffer 12 des Lohnausweises).

Es gibt noch das Formular GRE-5 „Ansässigkeitsbescheinigung für Hinterbliebene von ehemals im Schweizer öffentlichen Dienst beschäftigten Grenzgängern“. Darauf werde ich nicht näher eingehen:  https://www.estv.admin.ch/dam/de/sd-web/6XQJL7fo6sGZ/int-laender-de-dba-gre-5-abc-de.pdf .

 

Welche Herausforderungen ergeben sich für Unternehmen?

  • Klare Verhältnisse schaffen, wer steuerrechtlich ein echter Grenzgänger ist und wer nicht.
  • Korrekte Berechnung der beruflich bedingten Nichtrückkehrtage, sofern es sich nicht um ein 100-%-Pensum handelt oder nicht das ganze Jahr berücksichtigt werden kann resp. jemand freigestellt wird.
  • Die korrekte Verwendung der Formulare je nach konkretem Sachverhalt.
  • Ausscheidung von ausländischen Arbeitstagen in der Payroll je nach Sachverhalt.
  • Berechnung der Quellensteuern im Fall von Abgangsentschädigungen für mehrere Jahre, wenn der Status zwischen einem steuerrechtlich echten und unechten Grenzgänger in dieser Periode gewechselt hat.
  • Unterschiedliche Verfahren in den verschiedenen Kantonen

 

Welche Herausforderungen ergeben sich für die Arbeitnehmenden?

  • Korrekte Angaben für die Steuerbehörden am Wohnsitz bezüglich der Besteuerung in der Schweiz und der zu berücksichtigenden Arbeitstage in Deutschland, je nach Steuerstatus.
  • Ausschöpfen der Möglichkeiten zur Rückerstattung von Quellensteuern in der Schweiz zum richtigen Zeitpunkt.

 

Fazit:

Ohne vertiefte Kenntnisse der Bestimmungen – insbesondere der Präzisierungen und Neuerungen seit dem 1. Januar 2026 – ist eine korrekte Quellenbesteuerung nicht in jedem Fall gewährleistet.

Ohne Aufzeichnung, wann der Arbeitnehmende wo gearbeitet hat, tappt der Arbeitgeber im Dunkeln. Die Annahme, dass es nur eine Bringschuld der Arbeitnehmenden ist, ist aus verschiedensten Gründen falsch.

Neben den steuerrechtlichen Bestimmungen sind weitere Bestimmungen zu berücksichtigen (Sozialversicherungen, arbeitsrechtliche Gegebenheiten usw.).

Je nach Wohnsitzland des Mitarbeitenden gibt es ganz unterschiedliche Bestimmungen, die im Detail beherrscht werden müssten, um die Quellensteuern korrekt abzurechnen.

 

Diese Bestimmungen werden in verschiedenen Seminaren erläutert.

 

Wiederholung: Mitarbeitende aus Deutschland mit und ohne Telearbeit inkl. Aktualität Änderungsprotokoll vom 27. Oktober 2026 von 12 bis 14 Uhr

 

Aktualisierte Durchführung: Telearbeit im In- und Ausland
Umfassendes Seminar verteilt auf zwei Vormittage 2.9.  und 3.9.2026  Steuern, Sozialversicherungen, Bewilligungen, Vertragsgestaltung, zwingende Bestimmungen etc.

 

Link zu mehr Details: https://www.zulaufgmbh.ch/veranstaltungen-workshops/

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