Die korrekte Sozialversicherungsunterstellung und damit verbundene Massnahmen sind eines meiner Spezialgebiete in der Beratung und den verschiedenen Seminaren. Das Formular A1 wird für verschiedene Zwecke eingesetzt, was sich nicht immer alle bewusst sind.
Im Folgenden wird auf die Verwendung des A1 eingegangen mit Verweis auf die Wegleitung über die Versicherungspflicht (WVP). Das BSV hat mit der WVP ein umfassendes Werk geschaffen, welches gut lesbar ist und in der Praxis sehr viele Antworten auf Fragen gibt.
Welches sind die wichtigsten Änderungen in der WVP für das Jahr 2024?
Es mussten verschiedenste Umformulierungen vorgenommen werden aufgrund von Neuerungen während dem Jahr 2023 und für das Jahr 2024:
- Definitives Inkrafttreten des Abkommens mit dem Vereinigten Königreich per 1.10.2023
- Inkrafttreten des Sozialversicherungsabkommens mit Albanien per 1.10.2023
- Bestimmungen zur grenzüberschreitenden Telearbeit mit EU- resp. EFTA-Staaten (Anwendung des Rahmenabkommens zur Telearbeit)
- Vorübergehende Entsendung zu 100 % Telearbeit in Anwendung der Personenfreizügigkeitsabkommen CH-EU und CH-EFTA
- Anpassung der Maximaldauer einer Entsendung gemäss Sozialversicherungsabkommen
- Einbau des Referenzalters aufgrund AHV21
- Formulierungen aufgrund der Anpassungen in der Wegleitung über die Kassenzugehörigkeit der Beitragspflichtigen (WKB)
Bezüglich der inhaltlichen Änderungen wie Sozialversicherungsabkommen mit UK und mit Albanien, den Änderungen zu AHV21 und dem Rahmenabkommen zur Telearbeit verweise ich auf die verschiedenen, bereits veröffentlichten Blogs.
Und nun zur Frage der Bescheinigungen mit A1
Die Bescheinigung kann nur im Zusammenhang mit Anwendungsfällen des Personenfreizügigkeitsabkommens mit der EU-Verordnung 883/2004 verwendet werden. Deshalb muss immer zuerst geprüft werden, ob es sich um einen solchen Anwendungsfall handelt.
Das BSV hat für die Umsetzung der Personenfreizügigkeitsabkommen CH – EU resp. CH-EFTA verschiedene Formulare und Erläuterungen unter folgendem Link aufgeschaltet: https://sozialversicherungen.admin.ch/de/f/5646
Diese sind zu verwenden, wenn der Arbeitgebende keinen ALPS Zugriff hat. Auf dieser Seite sind sehr nützliche Informationen zum Vordruck A1 und zu seiner Verwendung aufrufbar https://sozialversicherungen.admin.ch/de/d/18159/download . Bereits diese Erläuterungen zeigen auf, dass das Formular nicht nur für einen Zweck sondern für verschiedene Zwecke verwendet wird. Die häufigsten aus Arbeitgebendensicht sind Entsendungen resp. die Festlegung und Bestätigung der Sozialversicherungsunterstellung bei gewöhnlichen Tätigkeiten in mehreren Staaten.
Und wann benötigt die Unternehmung bei Telearbeit ein A1?
(Die Voraussetzungen für die Anwendung der Personenfreizügigkeitsabkommen CH-EU resp. CH-EFTA müssen erfüllt sein – Nationalität und Erwerbsortstaat. Spezialfälle wie Beamte etc. sind in diesen Erläuterungen nicht enthalten.)
- Wenn ein Mitarbeitender zu 100% Telearbeit (max. 2 Jahre) in die EU (für Nationalitäten und Staaten CH-EU) resp. EFTA (für Nationalitäten und Staaten CH-EFTA) entsandt wird. Dies kann auch eine kurzfristige Entsendung für die Feriendestination sein (neu in den Randziffern 2033 und 2034 der WVP erklärt).
Diese Entsendung wird bei der zuständigen Ausgleichskasse des Arbeitgebenden beantragt, welcher den Mitarbeitenden entsendet.
- Fall: Mitarbeitende (unselbstständig erwerbend nur ein Arbeitgebender in der Schweiz, keine Reisetätigkeiten ausserhalb der Schweiz/EU resp. Schweiz/EFTA) dürfen regelmässig z.B. 1/5 (=20%) ihrer Arbeitszeit von zu Hause aus arbeiten (im EU- resp. EFTA-Wohnsitzstaat <25%).
Auch für diesen Fall benötigen die Unternehmen spätestens seit 1.7.2023 ein A1, welches die Sozialversicherungsunterstellung in der Schweiz bestätigt.
Im Kapitel der WVP 3.2 Vorgehen für Personen, die gewöhnlich in mehreren Staaten arbeiten wird es detailliert erläutert. Dieses A1 muss im Wohnsitzstaat beantragt werden.
Auszug aus RZ 2054 WVP: Wer gewöhnlich auf dem Gebiet von zwei oder mehreren Staaten eine Erwerbstätigkeit ausübt, hat die zuständige Behörde seines Wohnsitzstaates darüber zu informieren (Art. 16 Abs. 1 Vo 987/2009).
Weitere Details sind in den Randziffern 2054 bis 2060 nachzulesen.
Informationen zur Frage, ob es sich um eine gewöhnliche Beschäftigung in mehreren Staaten handelt, findet man in der RZ 2020.
In den Erläuterungen zum A1 (siehe weiter oben) ist der Link zu den zuständigen Kontakten in der EU, EFTA und UK für die Ausstellung eines A1 eingebaut: https://europa.eu/youreurope/citizens/work/unemployment-and-benefits/social-security-forms/contact_points_pd_a1.pdf
- Fall: Mitarbeitende (unselbstständig erwerbend nur ein Arbeitgebender in der Schweiz, keine Reisetätigkeiten ausserhalb der Schweiz/EU resp. Schweiz/EFTA) dürfen z.B. 2/5 (=40%) ihrer Arbeitszeit von zu Hause aus arbeiten (im EU- resp. EFTA-Wohnsitzstaat >=25% und <50%).
In diesem Fall muss zuerst geklärt werden, ob der Wohnsitzstaat das Rahmenabkommen zur Telearbeit ebenfalls unterzeichnet hat. Ist dies der Fall und sind die weiteren Voraussetzungen erfüllt, kann bei der zuständigen Ausgleichskasse des Arbeitgebenden ein A1 für die grenzüberschreitende Telearbeit beantragt werden.
Vorgehen Sonderfall: Grenzüberschreitende Telearbeit
RZ 2053.2 WVP
Wird im Wohnsitzstaat gewöhnlich Telearbeit von weniger als 50% der Arbeitszeit geleistet, kann die arbeitnehmende Person gestützt auf die Vereinbarung Telearbeit im Staat des Arbeitgebersitzes unterstellt bleiben. Bei gewöhnlicher Telearbeit im Wohnsitzstaat von weniger als 25% der Arbeitszeit ist gemäss Rz 2020 ff. vorzugehen und für das Verfahren gemäss Rz 2054 ff.
RZ 2053.4 WVP
Damit die Vereinbarung Telearbeit für eine arbeitnehmende Person zur Anwendung gelangt, hat der Schweizer Arbeitgeber bei der Ausgleichskasse eine Bescheinigung A1 (ggf. via ALPS) zu beantragen. Diese ist maximal 3 Jahre gültig und kann erneut beantragt werden. Die Bescheinigung A1 ist grundsätzlich ab dem Zeitpunkt des Antrags gültig, kann aber bis zu drei Monaten rückwirkend ausgestellt werden. Hingegen ist eine rückwirkende Ausstellung per 1. Juli 2023 für diejenigen Anträge möglich, die bis Ende Juni 2024 eingereicht worden sind.Die Voraussetzungen sind detailliert zu prüfen. Es lohnt sich, das ganze Kapitel 3.1.4 Sonderfall: Grenzüberschreitende Telearbeit mit den Randziffern 2052 bis 2053.4 zu konsultieren.
Im Webinar Telearbeit und Sozialversicherungen – Handlungsbedarf vom 9.1.2024 von 16.00 bis 17.30 Uhr gehe auf diese Thematik detailliert ein. https://www.zulaufgmbh.ch/kurse/telearbeit-und-sozialversicherungen-handlungsbedarf-2/
Für eine vertiefte Schulung eignet sich folgendes Seminar: Sozialversicherungen im internationalen Kontext für HR und Payroll vom 6.3. und 8.3.2024 jeweils von 13.00 bis 16.30 Uhr. https://www.zulaufgmbh.ch/kurse/sozialversicherungen-im-internationalen-kontext-fuer-hr-und-payroll/
