Die SSK hat am 6. Mai 2024 aktualisierte Musterspesenreglemente veröffentlicht https://www.ssk-csi.ch/de/themen/spesen .
Auf den ersten Blick findet man im Grund- und Zusatzreglement für Mitarbeitende mit leitender Funktion keine Neuerungen. Doch dann fällt folgendes auf:
Es wird als erstes eine Richtlinie veröffentlicht, unter welchen Voraussetzungen die Veranlagungsbehörden des Wohnsitzkantons bei den unselbstständig Erwerbenden die genehmigten Spesen des Sitzkantons der Unternehmung akzeptieren. Die Spesensätze und Bestimmungen des Musterreglements vom 1. Februar 2024 müssen ab 1.5.2024 eingehalten werden.
Zudem wird die Höhe der Repräsentationspauschalen von über CHF 6000.– pro Jahr auf maximal 5% des Bruttolohns und das Maximum auf CHF 24’000.– beschränkt.
In der Erarbeitung der früheren Fassung des Spesenreglements, welches mit 13.12.2021 datiert ist, wurden noch keine verbindlichen Eckdaten veröffentlicht.
Es war schon länger bekannt, dass z.B. das Spesenreglement der FER Genf für Unternehmen im Kanton Genf für Mitarbeitende mit Wohnsitz ausserhalb des Kantons Genf Probleme bei der Steuerveranlagung bereitete https://www.fer-ge.ch/mod%C3%A8le-de-remboursement-des-frais#:~:text=A%20partir%20du%201er%20janvier,achat%20du%20v%C3%A9hicule%20par%20mois
Es dürfte in der Praxis weitere Abweichungen innerhalb der Kantone gegeben haben.
Die verschiedenen Arten von Kleinausgaben bis zu CHF 50.–, welche mit der Repräsentatiospauschale abgegolten sind, wurden beispielsweise bereits in früheren Musterreglementen (Zusatz-Spesenreglement für Mitarbeitende mit leitender Funktion) der SSK angepasst.
Ein wichtiger Aspekt wird von Unternehmen bei der Umsetzung in der Praxis unter Umständen übersehen. Die durch die Behörden genehmigten Spesenreglemente haben inhaltlich nur insoweit Gültigkeit, als dass dies der aktuellen Gesetzgebung und der jeweils gültigen Wegleitung zum Lohnausweis entspricht.
Einige Spesenreglemente wurden zusammen mit dem Inkrafttreten des aktuellen Lohnausweisformulars vor knapp 20 Jahren erstellt und genehmigt. Dass es darin Formulierungen haben kann, welche nicht mehr den aktuellen Bestimmungen entsprechen, ist offensichtlich.
Eine Bestimmung ist z.B., dass das Kreuz im Feld G gesetzt werden muss, wenn Arbeitnehmende 40 bis 60% der Arbeitszeit ausserhalb ihrer üblichen Arbeitsstätte tätig sind und deshalb eine Mittagessensentschädigung erhalten. Für solche mit mehr als 60% der Arbeitszeit ausserhalb des normalen Arbeitsorts muss unter den Bemerkungen «Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt» angebracht werden.
Ein weiteres Beispiel ist die Berechnung des Privatanteils für Geschäftsfahrzeuge. Dieser wurde vor ein paar Jahren von 0,8% des Kaufpreises ohne Mehrwertsteuern auf 0,9% angepasst.
Die Liste könnte an dieser Stelle noch weitergeführt werden. Die Abweichungen sind abhängig vom Stand der Formulierung im jeweiligen Reglement in der Unternehmung.
Neu ist die Mustervorlage für Autopauschalen für Mitarbeitende mit sehr häufigem geschäftlichen Gebrauch des Privatwagens https://www.ssk-csi.ch/fileadmin/dokumente/Spesen/Autopauschale_2024_DE.pdf
Autopauschalen haben in der Lohnbuchhaltung schon länger zu Unklarheiten in der Umsetzung geführt. Die Varianten in den genehmigten Reglementen sind sehr vielfältig. Einmal enthielten diese den Arbeitsweg, ein anderes Mal nicht. Auch die Auflagen unter welchen Voraussetzungen solche genehmigte Autopauschalen gewährt werden konnten und können, wurden in der Vergangenheit unterschiedlich formuliert.
Nun ist es geklärt. Die Kilometererhebung der geschäftlichen Fahrten muss für ca. 4 bis 6 Monate erfolgen, aufbewahrt und spätestens nach 3 Jahren wiederholt werden. Auch wenn mit der Pauschale nur die geschäftlich gefahrenen Kilometer abgegolten werden, kann in der persönlichen Steuererklärung kein Abzug für den Arbeitsweg vorgenommen werden. Der Arbeitgeber muss deshalb in Kombination mit dem Ausweis der Pauschale unter Ziffer 13.2.2. des Lohnausweises auch das Feld F ankreuzen. Der Mitarbeitende müsste nachweisen können, dass er tatsächliche Arbeitswegkosten hatte, um diese in der Steuererklärung geltend zu machen.
Mit dieser Lösung kann sich eine Unternehmung tatsächlich die Frage stellen, ob sie für Mitarbeitende mit häufigem geschäftlichem Gebrauch eines Autos eher ein Geschäftsauto zur Verfügung stellen will. Einige Unternehmen hatten aufgrund des Verzollungsrisikos bei Grenzgängern anstelle eines Geschäftsautos Autopauschalen eingeführt. Das Verzollungsrisiko mit dieser Lösung blieb einfach im umgekehrten Fall bestehen (die Schweiz kann für im Ausland erworbene und registrierte Autos eine Verzollung verlangen, wenn diese für Geschäftsfahrten in der Schweiz eingesetzt werden).
Handlungsbedarf für die Unternehmen:
- Vergleich des genehmigten Spesenreglements mit den neu publizierten Versionen
- Eruierung von zusätzlich gewährten Spesen ohne Genehmigung im Spesenreglement, insbesondere im Bereich der Homeoffice-Spesen
- Einschätzung der Aufrechnungsrisiken durch die Steuerbehörden des Wohnortes aufgrund der Abweichungen
- Entscheid durch die Geschäftsleitung, ob das Spesenreglement mit den notwendigen Anpassungen neu genehmigt werden soll
- Abwägung von potenziell arbeitsvertraglichen Verschlechterungen bezüglich Kompensation resp. auszusprechenden Änderungskündigungen
- Information der Mitarbeitenden über die Bedeutung der Neuerungen unabhängig davon, ob die Anpassungen im firmenspezifischen Spesenreglement vorgenommen werden oder nicht
Aufgrund dieser Aktualität wird das Seminar Fokus Lohnausweis: Spesen oder Lohn? Zwei Mal ausgeschrieben:
am 5.7.2024 von 9.00 bis 11.00 Uhr
und
am 5.9.2024 von 15.00 bis 17.00 Uhr
Im Seminar Lohnausweis Refresher und Neuerungen vom 27.11.2024 von 15.00 bis 18.00 Uhr werden die wichtigsten Elemente ebenfalls behandelt.
Link zu allen Seminaren in Deutsch: https://www.zulaufgmbh.ch/veranstaltungen-workshops/
Für die Änderungen zur Wegleitung zum Lohnausweis mit Gültigkeit ab 1.1.2024 habe ich einen Artikel erfasst, welcher in der Steuer Revue publiziert wurde: https://steuerportal.ch/fachartikel/aktualitaeten-zum-lohnausweis/
Ich berate Unternehmen bei Fragen rund um den Lohnausweis und unterstütze diese ebenfalls bei der Anpassung von Spesenreglementen. Nebst dem eigentlichen Genehmigungsprozess sind verschiedenste Faktoren zu berücksichtigen wie beispielsweise die Kommunikation und Anpassung von Prozessen innerhalb der Unternehmen.
