Immer wieder werde ich gefragt, ob die Homeoffice-Tage auf dem Lohnausweis aufgeführt werden müssen.
Die Antwort ist nein, aber …
Wo werden diese Tage aufgeführt, wenn ein Arbeitgebender das tun möchte?
In Ziffer 15, Bemerkungen.
In der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises werden die schweizweit gültigen Bestimmungen festgehalten. Die Arbeitgebenden können sich an diese Bestimmungen halten, selbst wenn ein Kanton etwas anderes wünscht. Dies ist wichtig, denn Arbeitgebende mit Niederlassungen in verschiedenen Kantonen müssen sich an ein Formular mit einheitlichen Vorgaben halten können.
Gemäss Wegleitung steht folgendes zum Thema zwingende und freiwillige Bemerkungen (siehe LINK) https://www.estv.admin.ch/dam/estv/de/dokumente/dbst/formulare/lohnausweis/la-wegleitung-2023.pdf.download.pdf/la-wegleitung-2023.pdf
Randziffer 63 Bemerkungen / Ziffer 15 des Lohnausweises
In dieser Ziffer sind alle zusätzlichen, erforderlichen Angaben zu machen, die nicht in einem der anderen Felder eingetragen werden. Zudem können freiwillig Angaben gemacht werden, die dem Arbeitnehmer und der Steuerbehörde im Veranlagungsverfahren dienlich sein können. Zu letzteren gehören zum Beispiel Angaben über die Höhe der im Bruttolohn enthaltenen Kinderzulagen, die Anzahl im Kalenderjahr geleisteter Schichttage und die Höhe der im Bruttolohn enthaltenen Krankenkassenbeiträge.
Die Randziffern 64 bis 71 der Wegleitung führen zwingende Bemerkungen auf. Es lohnt sich, die Wegleitung für einen Gegencheck zwecks Vollständigkeit der zu erstellenden Lohnausweise zu konsultieren.
Andere Bemerkungen (teilweise auch zwingend) sind nicht auf Anhieb zu finden, weil sie in den Fragen und Antworten zum Lohnausweis aufgeführt sind.
Ein Beispiel zu weiteren zwingenden Bemerkungen ist in den Fragen und Antworten zu Ziffer 12 (Quellensteuern) zu finden:
Wie sind die aus Vorjahren nachzuzahlenden oder zurückzuerstattenden Quellensteuern aufzuführen?
In Ziffer 12 des LA ist immer der gesamte bezahlte Quellensteuerbetrag des massgebenden Kalenderjahrs auszuweisen. In Ziffer 15 ist die (in Ziffer 12 enthaltene) Höhe der vom Schuldner der steuerbaren Leistung (SSL) nachzuzahlenden Quellensteuern aus Vorjahren resp. die Höhe der zurückzuerstattenden Quellensteuern aufzuführen.
Nicht zu deklarieren sind allfällige Rückzahlungen oder Nachforderungen der Steuerverwaltung infolge Tarifkorrektur (seit 1. Januar 2021: Neuberechnung der Quellensteuer) oder nachträglicher, ordentlicher Veranlagung (NOV).
Kann der Quellensteuerabzug auch als Minusbetrag aufgeführt werden?
Der Quellensteuerabzug ist ohne Vorzeichen auszuweisen. Nur wenn die vom Arbeitgeber zurückzuerstattenden Quellensteuern höher als die abgezogenen sind, ist dieser Überschuss als Minusbetrag zu deklarieren. Der Rückzahlungsbetrag ist zudem in Ziffer 15 aufzuführen.
Und nun zurück zur Frage der Bescheinigung von Homeoffice-Tagen:
Im internationalen Kontext können sehr wohl Anforderungen zur Bescheinigung von Homeoffice-Tagen für die Arbeitgebenden bestehen. Die Unternehmung kann entscheiden, ob sie solche Informationen unter Ziffer 15 des Lohnausweises als freiwillige Bemerkungen anfügt oder ob sie diese Bescheinigung in einem separaten Dokument ausstellt.
Nachfolgend ein paar Beispiele für Bescheinigungen resp. Bemerkungen auf dem Lohnausweis 2022:
Anfang 2022 gab es bekanntlich noch Empfehlungen für Homeoffice-Arbeit aufgrund von Covid, welche ab April 2022 in der Schweiz aufgehoben wurden.
Aus dieser Zeit findet man in den Konsultationsvereinbarungen zwischen der Schweiz und Deutschland folgende Bescheinigungspflichten:
- Bescheinigung Arbeitstage im Homeoffice aufgrund einer arbeitsvertraglichen Regelung
- Bescheinigung Arbeitstage oder Tage zu Hause mit Nicht-tätig-werden-können und Lohnzahlung aufgrund von Massnahmen zur Bekämpfung der COVID-19 Pandemie
- Bescheinigung Arbeitstage, an denen Mitarbeitende aufgrund von Massnahmen zur Bekämpfung der COVID-19 Pandemie in der Schweiz verblieben sind
In den «Accords amiables» zwischen der Schweiz und Frankreich vom letzten Sommer im Zusammenhang mit Telearbeit eines Grenzgängers aus Frankreich wird folgendes festgehalten:
In jedem Fall muss der Steuerpflichtige für die Steuerbehörde eine Bescheinigung seines Arbeitgebers vorlegen, aus der die Anzahl der Tage hervorgeht, an denen er zu Hause gearbeitet hat.
Auch in der Verständigungsvereinbarung zwischen dem Fürstentum Liechtenstein und der Schweiz (ausser Kraft seit 1.4.2022) betreffend die steuerliche Behandlung des Arbeitslohns sowie staatliche Unterstützungsleistungen an unselbständig Erwerbstätige (Arbeitskraft) während der Massnahmen zur Bekämpfung der COVID-19 Pandemie findet man Hinweise auf Bescheinigungspflichten in Bezug auf die Kürzung der beruflich bedingten Nichtrückkehrtage.
Und für Arbeitgebende mit Grenzgängern von Österreich musste schon seit Beginn der Pandemie festgehalten werden wie viele Arbeitstage im Ausland (also auch im Homeoffice) gearbeitet wurden. Im besten Fall haben die Unternehmen solche Tage bereits in der Berechnung der Quellensteuern berücksichtigt.
Und wie geht es weiter für 2023?
Im Zusammenhang mit den «Accords amiables» zwischen der Schweiz und Frankreich seit 1.1.2023 ist den Unternehmen zu empfehlen, die Telearbeits-/Homeoffice-Tage ihrer Grenzgänger zeitnah aufzeichnen zu lassen und zu beobachten (max. 40% der Arbeitszeit darf als Telearbeit im Wohnsitzstaat erbracht werden). Insbesondere vorübergehende Einsätze, die der Arbeitnehmer für diesen Arbeitgeber im Wohnsitzstaat oder in einem Drittstaat ausübt, dürfen 10 Tage pro Jahr nicht überschreiten.
Der eine «Accord amiable» mit Frankreich enthält folgende Bestimmung:
In jedem Fall muss der Steuerpflichtige für die Steuerbehörden eine Bescheinigung seines Arbeitgebers bereithalten, aus der der Prozentsatz der Arbeitszeit oder die Anzahl der Tage, an denen er Telearbeit geleistet hat, hervorgeht.
Je nach Sachverhalt müssen die speziellen Bescheinigungspflichten im internationalen Umfeld auch für 2023 durch die Unternehmen organisiert werden. Ob diese unter den Bemerkungen auf dem Lohnausweis bescheinigt werden oder in einem separaten Dokument, ist je nach Situation und Möglichkeiten der Lohnbuchhaltungssoftware anders zu beurteilen.
Ausländische Arbeitstage wie im Beispiel mit Österreich erwähnt, welche bei den Quellensteuern ausgeschieden werden müssen, erfordern zudem eine Unterschrift des Arbeitgebenden und des Arbeitnehmenden. In diesen Fällen ist ein separates ausführliches Kalendarium die richtige Variante.
In meinen verschiedenen Seminaren werden diese und andere relevante Themen zu Homeoffice /Telearbeit vertieft: https://www.zulaufgmbh.ch/veranstaltungen-workshops/
