Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) hat am 13. Dezember 2021 das neue Musterspesenreglement veröffentlicht. Eine Arbeitsgruppe hatte die Aufgabe, eine aktualisierte Grundlage zu schaffen. Spesenreglemente, die im Sitzkanton der Unternehmung durch die Steuerbehörden genehmigt werden, sollten von allen anderen Kantonen akzeptiert werden. Voraussetzung ist jedoch, dass sich die zuständigen Behörden auch an die Leitlinien des Musterspesenreglements halten. Ein solches Muster muss immer mit den tatsächlichen Gegebenheiten in der Unternehmung abgeglichen werden. Es enthält neu auch Hinweise auf Home Office Spesen.
Die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises mit Gültigkeit ab 1.1.2022 wurde am 30.11.2021 aufgeschaltet. Die Anpassungen betreffen vor allem die neue Geschäftswagenlösung ab 1.1.2022 (Aufrechnung Privatbenutzung neu 0.9% anstatt 0.8%) und die Bescheinigung von Home Office Spesen auf dem Lohnausweis.
Ausgewählte Neuerungen im Musterspesenreglement:
- Pauschalspesen bei längeren Abwesenheiten:
[Monats- und/oder Jahrespauschalen werden bei ununterbrochenen Abwesenheiten von mehr als vier Wochen (z. B. Mutter-/Vaterschaftsurlaub, Militärdienst, Krankheit/Unfall, Freistellung; jedoch exkl. Ferienansprüche) für die darüber hinaus gehende Zeit entsprechend gekürzt.
Werden die Pauschalen nicht gekürzt, gelten die darüber hinaus gehenden Vergütungen nicht als Spesen, sondern als Lohn.] - Lösungsansatz für Elektrofahrzeuge anstelle von Benzin:
[Wird den Mitarbeitenden ein Elektrofahrzeug zur Verfügung gestellt, kann eine monatliche Pauschalentschädigung von maximal CHF 60 für das Laden des Fahrzeuges am Wohnort des Mitarbeitenden ausbezahlt werden. Mit dieser Pauschale sind sämtliche Kosten für den privaten Stromverbrauch in Verbindung mit dem Elektrofahrzeug abgegolten. Der ausbezahlte Pauschalbetrag wird im Lohnausweis unter Ziffer 13.2.3 mit dem Vermerk ”Stromvergütung E-Fahrzeug” ausgewiesen. Die genehmigten Pauschalspesen unterliegen nicht einer allfälligen
Quellensteuer.] - Home Office und Entschädigung:
[Private Infrastruktur / Homeoffice: Mitarbeitenden, welche ihre private Infrastruktur – wie insbesondere Notebook, PC, Tablet, Mobiltelefon, Internetanschluss, Software, Büromaterial etc. – auch geschäftlich verwenden müssen, kann eine monatliche Pauschalentschädigung von CHF 50 ausbezahlt werden. Mit dieser Entschädigung sind sämtliche Kosten für die geschäftliche Verwendung privater Infrastruktur abgegolten. Der ausbezahlte Pauschalbetrag wird im Lohnausweis unter Ziffer 13.2.3 mit dem Vermerk ”private Infrastruktur” ausgewiesen. Die genehmigten Pauschalspesen unterliegen nicht einer allfälligen Quellensteuer.
Empfänger von pauschalen Repräsentationsspesen erhalten keine separate Entschädigung für die geschäftliche Verwendung privater Infrastruktur. Diese Kosten sind mit den pauschalen Repräsentationsspesen abgegolten.] - Abgegoltene Kleinspesen von bis zu CHF 50.– für Mitarbeitende in leitender Funktion
[Als Kleinausgaben im Sinne dieses Zusatzreglements gelten insbesondere:
-
- Einladungen von geschäftlichen Kontakten zu kleineren Verpflegungen im Restaurant
- Einladungen von geschäftlichen Kontakten zu Verpflegungen zu Hause, unabhängig von der Höhe der tatsächlichen Kosten, aber exkl. Catering-Service
- Geschenke, die bei Einladungen überbracht werden
- Zwischenverpflegungen (Mittag- und Abendessen auf Geschäftsreisen können jedoch abgerechnet werden)
- Trinkgelder
- Gespräche vom privaten und vom Mobiltelefon
- Einsatz privater Kommunikationsmittel, unabhängig von der Höhe der tatsächlichen Kosten
- Einladungen und Geschenke an Mitarbeitende
- Beiträge an Institutionen, Vereine etc.
- Nebenauslagen für und mit Kunden ohne Originalbelege
- Kleinauslagen bei Besprechungen und Sitzungen
- Tram-, Bus-, Bahn-,Taxi- und Schifffahrten
- Park-, Strassen- und Mautgebühren
- Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug im Ortsrayon (Radius 30 km)
- Gepäckträger, Garderobengebühren
- Post- und Telefongebühren
- Kleiderreinigungen]
Was bedeutet das nun?
Unternehmen mit bestehenden Spesenreglementen sollten sich gut überlegen inwieweit sie Anpassungen aufgrund von vorgesehenem Home Office und damit verbundenen Entschädigungen nach der Covid-Zeit vornehmen müssen. Als Gradmesser muss sicher mit einbezogen werden, ob Mitarbeitende in der Unternehmung gar keinen Arbeitsplatz mehr zur Verfügung haben werden oder ob es sich um gelegentliche, vom Arbeitgeber tolerierte Home Office Arbeit handelt. Sehr schnell werden sonst die Lohnausweise nicht korrekt ausgestellt, was es zu vermeiden gilt.
Bei längeren Abwesenheiten ein Augenmerk darauf zu legen, dass die Pauschalspesen in der Lohnbuchhaltung korrekt abgewickelt werden. Im Bereich der durch die Unternehmung zur Verfügung gestellten Mobiltelefone findet sich keine Bestimmung und somit keine einheitliche Lösung über alle Kantone. Klar zum Ausdruck gebracht wird, dass bei den Repräsentationspauschalen immer auch die Telefongespräche enthalten sind.
Für Unternehmen ohne genehmigtes Spesenreglement gibt die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises Version 2022 einen Lösungsansatz. Nebst der Gewährung von Spesen im Rahmen der in Randziffer 52 aufgeführten effektiven Spesen können unter Ziffer 13.1.2 weitere Spesen aufgeführt werden.
[Übrige effektive Spesen Ziffer 13.1.2
Auf dieser Zeile ist vorab die Art sämtlicher übriger effektiver Spesen anzugeben. Zusätzlich ist im entsprechenden Feld der Betrag dieser Leistungen einzutragen.
Dazu gehören unter anderem auch Entschädigungen für Kosten an einen externen Arbeitsplatz (z.B. Home-Office, Co-Working-Space, aber auch Kosten für Büroinfrastruktur) auf effektiver Basis, d.h. gegen Beleg. Diese Kosten sind in jedem Fall betragsmässig aufzuführen und es ist die Anmerkung «Spesen für externen Arbeitsplatz» anzubringen.
Als solche übrigen effektiven Spesen fallen insbesondere die vom Arbeitgeber (gegen Beleg) bezahlten Entschädigungen für die besonderen (abzugsfähigen) Berufskosten von Expatriates gemäss der entsprechenden Bundesverordnung in Betracht. ………..]
[Übrige Pauschalspesen Ziffer 13.2.3
Auf dieser Zeile ist vorab die Art sämtlicher übriger Pauschalspesen, die nicht pauschale Auto- oder Repräsentationsspesen sind, anzugeben (z.B. Kostenbeteiligung an externen Arbeitsplatz wie Homeoffice/Co-working Space). Im Feld ist lediglich die Summe dieser Pauschalspesenvergütungen einzutragen (wie bei mehreren Leistungen vorzugehen ist,
vgl. Rz 26). In Form einer Pauschale vergütete besondere Berufskosten von Expatriates…….]
Dies sind nur steuerrechtliche Lösungsansätze, welche die Unternehmen nun zur Verfügung haben. Die Sozialversicherungen dürfen nicht vergessen werden. Die Wegleitung zum massgebenden Lohn (WML) Version 2022 enthält keine neuen Bestimmungen in Bezug auf Home Office Spesen. Die RZ 3003 WML enthält bereits seit einiger Zeit in Bezug auf Unkosten (dies ist der Spesenbegriff in der AHV) folgende Ausführungen:
[Zu den Unkosten gehören namentlich:
- Reisekosten (Fahrt-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten), nicht aber Auslagen der Arbeitnehmenden für die Fahrt vom Wohnort zum gewöhnlichen Arbeitsort;
- Repräsentationskosten und Auslagen für die Kundinnen bzw. Kundenbewirtung;
- Auslagen für Arbeitsmaterial und für Berufskleider;
- Kosten für die Benützung von Räumlichkeiten, soweit diese der Erwerbstätigkeit dienen;
- Umzugsentschädigungen bei beruflich bedingtem Wohnungswechsel der Arbeitnehmenden (für Entschädigungen für Wohnsitzwechsel s. Rz 2002);
- berufliche Aus- und Weiterbildungskosten (Kurs- und Examenskosten sowie Kosten für Lehrmaterial und Bücher usw.), die eng mit der beruflichen Tätigkeit der Arbeitnehmenden verbunden sind.]
Es empfiehlt sich deshalb, für eine Gesamtlösung alle relevanten Aspekte im Auge zu behalten. Ich kann Sie gerne dabei unterstützen sei es bei der Anpassung von Spesenreglementen oder der Ausstellung korrekter Lohnausweise.
[ ] – Auszüge aus den erwähnten Dokumenten
